GDPR నిలుపుదల కాలాలకు సంబంధించి ఎలాంటి పట్టికను నిర్దేశించదు. నియమం ఏమిటంటే, వ్యక్తిగత డేటాను ఏ ప్రయోజనాల కోసం ప్రాసెస్ చేశారో, ఆ ప్రయోజనాలకు అవసరమైన దానికంటే ఎక్కువ కాలం పాటు, గుర్తింపును అనుమతించే రూపంలో ఉంచకూడదు. దీని అర్థం, ఒక యజమాని ప్రతి వర్గానికి, ఆ డేటా తనకు వాస్తవంగా ఎంత కాలం అవసరమో నిర్ణయించుకుని, ఆ నిర్ణయాన్ని వివరించగలగాలి.
ఆచరణలో డచ్ యజమానులు రెండు ప్రామాణికాలతో పనిచేస్తారు: చాలా వరకు సిబ్బంది సమాచారం కోసం ఉద్యోగం ముగిసిన తర్వాత సుమారు రెండు సంవత్సరాల సాధారణ కాలపరిమితి, మరియు పన్నుల శాఖ కోరే దేనికైనా ఏడు సంవత్సరాలు, ఎందుకంటే ఆర్థిక రికార్డులను భద్రపరచడానికి అది చట్టబద్ధమైన కాలపరిమితి. సిబ్బంది ఫైల్లో ఏమి ఉంచవచ్చనే దానిపై మా వ్యాసం దానిలోని విషయాల గురించి చర్చిస్తుంది; ఈ వ్యాసం ఎంతకాలం ఉంచాలనే దాని గురించి చర్చిస్తుంది.
రెండు సంవత్సరాల వర్గం
ఫైలులోని చాలా భాగం ఇక్కడకు వస్తుంది: ఉద్యోగ ఒప్పందం మరియు దాని సవరణలు, పనితీరు గురించిన ఉత్తర ప్రత్యుత్తరాలు, మూల్యాంకనాలు, శిక్షణ రికార్డులు, హెచ్చరికలు, గైర్హాజరు తేదీల రికార్డులు, మరియు ఉద్యోగానికి సంబంధించిన సాధారణ పరిపాలనా రికార్డు. ఉద్యోగం ముగిసిన తర్వాత రెండు సంవత్సరాల కాలాన్ని సాధారణంగా వర్తింపజేస్తారు, మరియు ఇది సాధారణంగా ఉద్యోగ సంబంధిత క్లెయిమ్లు దాఖలు చేసే కాలపరిమితులకు అనుగుణంగా ఉంటుంది.
ఒక వివాదం కొనసాగుతున్నప్పుడు లేదా తలెత్తే అవకాశం ఉన్నప్పుడు, అది పరిష్కారమయ్యే వరకు దానికి సంబంధించిన సమాచారాన్ని భద్రపరచవచ్చు. అది ఒక చట్టబద్ధమైన అవసరమే, కానీ అది మొత్తం ఫైల్ను నిరవధికంగా కాకుండా, సంబంధిత సమాచారాన్ని మాత్రమే భద్రపరచడాన్ని సమర్థిస్తుంది.
ఏడేళ్ల వర్గం
ఉద్యోగం ముగిసిన సంవత్సరం ముగిసిన తర్వాత ఏడు సంవత్సరాల పాటు పేరోల్ నిర్వహణ, వేతన పన్ను నివేదిక మరియు ఉద్యోగం ప్రారంభంలో ధృవీకరించబడిన గుర్తింపు పత్రం యొక్క కాపీని భద్రపరచాలి, ఎందుకంటే పన్ను చట్టం దీనిని నిర్దేశిస్తుంది. ఇక్కడ యజమానికి ఎటువంటి విచక్షణ అధికారం లేదు: పన్ను బాధ్యత ఈ కాలాన్ని నిర్దేశిస్తుంది మరియు ఆ నిర్దిష్ట రికార్డుల విషయంలో కనిష్ఠీకరణ యొక్క సాధారణ సూత్రాన్ని ఇది అధిగమిస్తుంది.
దరఖాస్తుదారులు
నియామకం జరగని అభ్యర్థుల డేటా సాధారణంగా ప్రక్రియ ముగిసిన నాలుగు వారాలలోపు నాశనం చేయబడుతుంది. అభ్యర్థి సమ్మతితో దానిని ఒక సంవత్సరం వరకు భద్రపరచవచ్చు, ప్రతిభావంతుల సమూహం అంటే ఇదే – మరియు సమ్మతి అంటే ఒక నిజమైన ఎంపిక, అది నమోదు చేయబడుతుంది, అంతేగానీ గోప్యతా ప్రకటనలోని ఒక వాక్యం కాదు.
అనారోగ్యం మరియు వైద్య డేటా
ఉద్యోగి ఆరోగ్యానికి సంబంధించిన సమాచారం యజమాని వద్ద కాకుండా, కంపెనీ డాక్టర్ వద్ద ఉంటుంది మరియు అది వారి స్వంత నిల్వ నియమాలతో వైద్యపరమైన గోప్యతకు లోబడి ఉంటుంది. యజమాని ఉంచుకునేది గైర్హాజరు తేదీలు మరియు తిరిగి విధుల్లోకి చేర్చడానికి, వేతన చెల్లింపునకు అవసరమైన సమాచారానికి మాత్రమే పరిమితం, మరియు అవి సాధారణ సిబ్బంది నిల్వ కాలపరిమితులను అనుసరిస్తాయి.
ఆచరణలో దీనిని అమలు చేయడం
మూడు విషయాలు దీనిని సిద్ధాంతం నుండి ఆచరణలోకి మారుస్తాయి. ప్రాసెసింగ్ రిజిస్టర్లో నమోదు చేయబడిన, ప్రతి వర్గానికి కాలాన్ని నిర్దేశించే ఒక నిలుపుదల షెడ్యూల్. ఆ షెడ్యూల్ను వాస్తవంగా వర్తింపజేసే ఒక స్థిరమైన వార్షిక సమయం, ఎందుకంటే నిలుపుదల విధానాలు విభేదాల వల్ల కాకుండా, చర్య తీసుకోకపోవడం వల్ల విఫలమవుతాయి. మరియు వాస్తవమైన తొలగింపు: మెయిల్బాక్స్లు, షేర్డ్ డ్రైవ్లు మరియు బ్యాకప్లలో కాపీలు ఉండగా పర్సనల్ సిస్టమ్ నుండి ఒక ఫైల్ను తీసివేయడం అనేది తొలగింపు కాదు, మరియు ఒక యాక్సెస్ అభ్యర్థన బహిర్గతం చేసే మొదటి విషయం ఇదే.
తరచుగా అడుగు ప్రశ్నలు
ఒక ఉద్యోగి డేటాను తొలగించాలని డిమాండ్ చేయవచ్చా?
కొన్నిసార్లు. డేటా ఇకపై అవసరం లేనప్పుడు లేదా చట్టవిరుద్ధంగా ప్రాసెస్ చేయబడినప్పుడు తొలగింపు హక్కు వర్తిస్తుంది, కానీ అది ఆర్థిక నిలుపుదల వంటి చట్టబద్ధమైన నిలుపుదల బాధ్యతను అధిగమించదు.
భవిష్యత్తులో క్లెయిమ్ చేసే అవకాశం ఉంటే, మేము ఫైల్ను ఎక్కువ కాలం ఉంచుకోవచ్చా?
ఒక దావా వాస్తవికంగా ఊహించదగినది అయితే, దానికి సంబంధించిన విషయానికి అవును. భవిష్యత్తులో ఏదైనా వివాదం తలెత్తే సాధారణ అవకాశం ఉన్నంత మాత్రాన ప్రతిదీ ఉంచుకోవడాన్ని సమర్థించదు.
సిఫార్సులు మరియు నిష్క్రమణ పత్రాల సంగతి ఏమిటి?
వారు సాధారణ సిబ్బంది వర్గంలోకి వస్తారు. జీతభత్యాల పరంగా పరిణామాలు ఉన్నచోట, ఆర్థిక కాలానికి పరిష్కార ఒప్పందాన్ని కొనసాగించడం సమర్థనీయం.
సలహా
మేము నిలుపుదల షెడ్యూల్లను రూపొందిస్తాము, GDPRకు అనుగుణంగా సిబ్బంది నిర్వహణను సమీక్షిస్తాము మరియు తొలగింపు లేదా యాక్సెస్ అభ్యర్థన వచ్చినప్పుడు సలహా ఇస్తాము. దయచేసి సంప్రదించండి. Law & More.
