ఇమెయిల్ అనేది వ్యక్తిగత డేటా ప్రాసెసింగ్, మరియు GDPR దీనికి పూర్తిగా వర్తిస్తుంది. ఆచరణలో మూడు బాధ్యతలు చాలా వరకు పని చేస్తాయి. ఒక మెయిల్బాక్స్ను యజమాని చాలా పరిమితమైన పరిస్థితులలో మరియు ఉద్యోగికి తెలిసిన ఒక పాలసీ ఆధారంగా మాత్రమే యాక్సెస్ చేయవచ్చు. ఇమెయిల్ ద్వారా మార్కెటింగ్ చేయడానికి సమ్మతి అవసరం, ఒకవేళ స్వీకర్త ఇప్పటికే ఉన్న కస్టమర్ అయి, వారికి అలాంటి వస్తువులు లేదా సేవలను అందిస్తుంటే తప్ప. మరియు ప్రతి సందేశంలోనూ అన్సబ్స్క్రైబ్ చేయడానికి ఒక సులభమైన మార్గం ఉండాలి. ఇంకా, ఇమెయిల్ ఆర్కైవ్లు కూడా ఇతర డేటా మాదిరిగానే అదే నిలుపుదల సూత్రానికి లోబడి ఉంటాయి: వాస్తవంగా వర్తించే షెడ్యూల్ ప్రకారం, ప్రతి కేటగిరీకి, అవసరమైన దానికంటే ఎక్కువ కాలం ఉంచకూడదు.
సాధారణ డేటా రక్షణ నియంత్రణ (GDPR)
మే 25 వ తేదీన , జనరల్ డేటా ప్రొటెక్షన్ రెగ్యులేషన్ (GDPR) అమల్లోకి వస్తుంది. GDPR అమల్లోకి రావడంతో, వ్యక్తిగత డేటా రక్షణకు ప్రాముఖ్యత మరింత పెరుగుతోంది. డేటా రక్షణకు సంబంధించి కంపెనీలు మరిన్ని కఠినమైన నిబంధనలను పరిగణనలోకి తీసుకోవాలి. అయితే, GDPR అమల్లోకి రావడం వల్ల అనేక ప్రశ్నలు తలెత్తుతున్నాయి. ఏ డేటాను వ్యక్తిగత డేటాగా పరిగణిస్తారు మరియు అవి GDPR పరిధిలోకి వస్తాయి అనే విషయం కంపెనీలకు అస్పష్టంగా ఉండవచ్చు. ఈమెయిల్ చిరునామాల విషయంలో ఇదే పరిస్థితి: ఒక ఈమెయిల్ చిరునామాను వ్యక్తిగత డేటాగా పరిగణిస్తారా? ఈమెయిల్ చిరునామాలను ఉపయోగించే కంపెనీలు GDPRకు లోబడి ఉంటాయా? ఈ ప్రశ్నలకు ఈ వ్యాసంలో సమాధానాలు ఇవ్వబడతాయి.
వ్యక్తిగత సమాచారం
ఇమెయిల్ చిరునామాను వ్యక్తిగత డేటాగా పరిగణించాలా వద్దా అనే ప్రశ్నకు సమాధానం ఇవ్వడానికి, వ్యక్తిగత డేటా అనే పదాన్ని నిర్వచించాల్సిన అవసరం ఉంది. ఈ పదాన్ని జిడిపిఆర్లో వివరించారు. ఆర్టికల్ 4 సబ్ జిడిపిఆర్ ఆధారంగా, వ్యక్తిగత డేటా అంటే గుర్తించబడిన లేదా గుర్తించదగిన సహజ వ్యక్తికి సంబంధించిన ఏదైనా సమాచారం. గుర్తించదగిన సహజ వ్యక్తి అంటే ప్రత్యక్షంగా లేదా పరోక్షంగా గుర్తించదగిన వ్యక్తి, ప్రత్యేకంగా పేరు, గుర్తింపు సంఖ్య, స్థాన డేటా లేదా ఆన్లైన్ ఐడెంటిఫైయర్ వంటి ఐడెంటిఫైయర్ను సూచిస్తుంది. వ్యక్తిగత డేటా సహజ వ్యక్తులను సూచిస్తుంది. అందువల్ల, మరణించిన వ్యక్తులు లేదా చట్టపరమైన సంస్థలకు సంబంధించిన సమాచారం వ్యక్తిగత డేటాగా పరిగణించబడదు.
ఇ-మెయిల్ చిరునామా
ఇప్పుడు వ్యక్తిగత డేటా నిర్వచనం నిర్ణయించబడింది కాబట్టి, ఒక ఇమెయిల్ చిరునామాను వ్యక్తిగత డేటాగా పరిగణించాలా వద్దా అని అంచనా వేయాలి. డచ్ కేసు చట్టం ప్రకారం ఇమెయిల్ చిరునామాలు వ్యక్తిగత డేటా అయ్యే అవకాశం ఉందని, కానీ ఇది ఎల్లప్పుడూ నిజం కాదని సూచిస్తుంది. ఇది ఇమెయిల్ చిరునామా ఆధారంగా ఒక సహజ వ్యక్తిని గుర్తించవచ్చా లేదా గుర్తించవచ్చా అనే దానిపై ఆధారపడి ఉంటుంది.[1] ఇమెయిల్ చిరునామాను వ్యక్తిగత డేటాగా చూడవచ్చా లేదా అని నిర్ధారించడానికి, వ్యక్తులు తమ ఇమెయిల్ చిరునామాలను రూపొందించిన విధానాన్ని పరిగణనలోకి తీసుకోవాలి.
చాలా మంది వ్యక్తులు తమ ఈమెయిల్ చిరునామాను వ్యక్తిగత సమాచారంగా పరిగణించాల్సిన విధంగా రూపొందిస్తారు. ఉదాహరణకు, ఒక ఈమెయిల్ చిరునామా ఈ క్రింది విధంగా రూపొందించబడినప్పుడు ఇలా జరుగుతుంది: firstname.lastname@gmail.com. ఈ ఈమెయిల్ చిరునామా, దానిని ఉపయోగించే వ్యక్తి యొక్క మొదటి మరియు చివరి పేరును బహిర్గతం చేస్తుంది.
అందువల్ల, ఈ ఇమెయిల్ చిరునామా ఆధారంగా ఈ వ్యక్తిని గుర్తించవచ్చు. వ్యాపార కార్యకలాపాల కోసం ఉపయోగించే ఇమెయిల్ చిరునామాలలో వ్యక్తిగత సమాచారం కూడా ఉండవచ్చు. ఒక ఇమెయిల్ చిరునామా ఈ క్రింది విధంగా రూపొందించబడినప్పుడు ఇది జరుగుతుంది: initials.lastname@nameofcompany.com. ఈ ఇమెయిల్ చిరునామా నుండి, దానిని ఉపయోగించే వ్యక్తి యొక్క మొదటి అక్షరాలు ఏమిటి, అతని ఇంటిపేరు ఏమిటి మరియు ఈ వ్యక్తి ఎక్కడ పనిచేస్తాడో తెలుసుకోవచ్చు. అందువల్ల, ఈ ఇమెయిల్ చిరునామాను ఉపయోగించే వ్యక్తిని ఆ ఇమెయిల్ చిరునామా ఆధారంగా గుర్తించవచ్చు.
ఒక ఇమెయిల్ చిరునామా నుండి ఏ సహజ వ్యక్తిని గుర్తించలేనప్పుడు, దానిని వ్యక్తిగత సమాచారంగా పరిగణించరు. ఉదాహరణకు, puppy12@hotmail.com అనే ఇమెయిల్ చిరునామాను ఉపయోగించినప్పుడు ఇదే పరిస్థితి. ఈ ఇమెయిల్ చిరునామాలో ఏ సహజ వ్యక్తిని గుర్తించడానికి వీలయ్యే సమాచారం ఏదీ లేదు. info@nameofcompany.com వంటి, కంపెనీలు ఉపయోగించే సాధారణ ఇమెయిల్ చిరునామాలను కూడా వ్యక్తిగత సమాచారంగా పరిగణించరు.
ఈ ఇమెయిల్ చిరునామాలో సహజమైన వ్యక్తిని గుర్తించగలిగే వ్యక్తిగత సమాచారం ఏదీ లేదు. అంతేకాకుండా, ఇమెయిల్ చిరునామా సహజమైన వ్యక్తిచే ఉపయోగించబడదు, కానీ చట్టపరమైన సంస్థ ద్వారా. కాబట్టి, ఇది వ్యక్తిగత డేటాగా పరిగణించబడదు. డచ్ కేస్ లా నుండి ఇమెయిల్ చిరునామాలు వ్యక్తిగత డేటా అని నిర్ధారించవచ్చు, కానీ ఇది ఎల్లప్పుడూ కేసు కాదు; ఇది ఇమెయిల్ చిరునామా నిర్మాణంపై ఆధారపడి ఉంటుంది.
సహజ వ్యక్తులను వారు ఉపయోగిస్తున్న ఇమెయిల్ చిరునామా ద్వారా గుర్తించగలిగే గొప్ప అవకాశం ఉంది, ఇది ఇమెయిల్ చిరునామాలను వ్యక్తిగత డేటాగా చేస్తుంది. ఇమెయిల్ చిరునామాలను వ్యక్తిగత డేటాగా వర్గీకరించడానికి, వినియోగదారులను గుర్తించడానికి కంపెనీ వాస్తవానికి ఇమెయిల్ చిరునామాలను ఉపయోగిస్తుంటే అది పట్టింపు లేదు. సహజ వ్యక్తులను గుర్తించే ఉద్దేశ్యంతో కంపెనీ ఇమెయిల్ చిరునామాలను ఉపయోగించకపోయినా, సహజ వ్యక్తులను గుర్తించగల ఇమెయిల్ చిరునామాలు ఇప్పటికీ వ్యక్తిగత డేటాగా పరిగణించబడతాయి.
డేటాను వ్యక్తిగత డేటాగా అపాయింట్ చేయడానికి వ్యక్తి మరియు డేటా మధ్య ఉన్న ప్రతి సాంకేతిక లేదా యాదృచ్ఛిక కనెక్షన్ సరిపోదు. అయినప్పటికీ, వినియోగదారులను గుర్తించడానికి ఇమెయిల్ చిరునామాలను ఉపయోగించే అవకాశం ఉన్నట్లయితే, ఉదాహరణకు మోసం కేసులను గుర్తించడం కోసం, ఇమెయిల్ చిరునామాలు వ్యక్తిగత డేటాగా పరిగణించబడతాయి. దీనిలో, కంపెనీ ఈ ప్రయోజనం కోసం ఇమెయిల్ చిరునామాలను ఉపయోగించాలనుకుంటున్నారా లేదా అనేది పట్టింపు లేదు. సహజమైన వ్యక్తిని గుర్తించే ప్రయోజనం కోసం డేటాను ఉపయోగించుకునే అవకాశం ఉన్నప్పుడు చట్టం వ్యక్తిగత డేటా గురించి మాట్లాడుతుంది.[2]
ప్రత్యేక వ్యక్తిగత డేటా
ఈమెయిల్ చిరునామాలను చాలా వరకు వ్యక్తిగత సమాచారంగా పరిగణించినప్పటికీ, అవి ప్రత్యేకమైన వ్యక్తిగత సమాచారం కాదు. ప్రత్యేకమైన వ్యక్తిగత సమాచారం అంటే జాతి లేదా తెగ మూలం, రాజకీయ అభిప్రాయాలు, మత లేదా తాత్విక విశ్వాసాలు లేదా వ్యాపార సభ్యత్వం, మరియు జన్యు లేదా బయోమెట్రిక్ సమాచారాన్ని వెల్లడించే వ్యక్తిగత సమాచారం. ఇది GDPRలోని ఆర్టికల్ 9 నుండి ఉద్భవించింది. అంతేకాకుండా, ఒక ఇంటి చిరునామాతో పోలిస్తే, ఈమెయిల్ చిరునామా బహిరంగంగా అందుబాటులో ఉండే సమాచారాన్ని తక్కువగా వెల్లడిస్తుంది.
ఒకరి ఇంటి చిరునామా కంటే అతని ఇమెయిల్ చిరునామా గురించి తెలుసుకోవడం చాలా కష్టం మరియు ఇమెయిల్ చిరునామా పబ్లిక్గా చేయబడిందా లేదా అనేది ఇమెయిల్ చిరునామా యొక్క వినియోగదారుపై ఎక్కువ భాగం ఆధారపడి ఉంటుంది. ఇంకా, దాచబడి ఉండవలసిన ఇమెయిల్ చిరునామాను కనుగొనడం, దాచి ఉంచబడిన ఇంటి చిరునామాను కనుగొనడం కంటే తక్కువ తీవ్రమైన పరిణామాలను కలిగి ఉంటుంది. ఇంటి చిరునామా కంటే ఇమెయిల్ చిరునామాను మార్చడం సులభం మరియు ఇమెయిల్ చిరునామాను కనుగొనడం డిజిటల్ పరిచయానికి దారితీయవచ్చు, అయితే ఇంటి చిరునామాను కనుగొనడం వ్యక్తిగత పరిచయానికి దారితీయవచ్చు.[3]
వ్యక్తిగత డేటా ప్రాసెసింగ్
ఇమెయిల్ చిరునామాలు ఎక్కువ సమయం వ్యక్తిగత డేటాగా పరిగణించబడుతున్నాయని మేము గుర్తించాము. అయితే, GDPR వ్యక్తిగత డేటాను ప్రాసెస్ చేస్తున్న సంస్థలకు మాత్రమే వర్తిస్తుంది. వ్యక్తిగత డేటాకు సంబంధించి ప్రతి చర్యకు వ్యక్తిగత డేటా ప్రాసెసింగ్ ఉంది. జిడిపిఆర్లో ఇది మరింత నిర్వచించబడింది. ఆర్టికల్ 4 సబ్ 2 జిడిపిఆర్ ప్రకారం, వ్యక్తిగత డేటాను ప్రాసెస్ చేయడం అంటే ఆటోమేటిక్ మార్గాల ద్వారా లేదా కాకపోయినా వ్యక్తిగత డేటాపై చేసే ఏదైనా ఆపరేషన్. వ్యక్తిగత డేటా సేకరణ, రికార్డింగ్, ఆర్గనైజింగ్, స్ట్రక్చర్, స్టోరేజ్ మరియు వాడకం ఉదాహరణలు. కంపెనీలు ఇమెయిల్ చిరునామాలకు సంబంధించి పైన పేర్కొన్న కార్యకలాపాలను నిర్వహించినప్పుడు, వారు వ్యక్తిగత డేటాను ప్రాసెస్ చేస్తున్నారు. అలాంటప్పుడు, అవి జిడిపిఆర్కు లోబడి ఉంటాయి.
ఇమెయిల్ చిరునామా వ్యక్తిగత డేటా అయినప్పుడు
ప్రతి ఇమెయిల్ చిరునామా వ్యక్తిగత డేటాగా పరిగణించబడదు. అయినప్పటికీ, ఇమెయిల్ చిరునామాలు ఒక సహజ వ్యక్తి గురించి గుర్తించదగిన సమాచారాన్ని అందించినప్పుడు వ్యక్తిగత డేటాగా పరిగణించబడతాయి. ఇమెయిల్ చిరునామాను ఉపయోగించే సహజ వ్యక్తిని గుర్తించగలిగే విధంగా చాలా ఇమెయిల్ చిరునామాలు రూపొందించబడ్డాయి. ఇమెయిల్ చిరునామాలో సహజమైన వ్యక్తి పేరు లేదా కార్యాలయంలో ఉన్నప్పుడు ఇది జరుగుతుంది. అందువల్ల, చాలా ఇమెయిల్ చిరునామాలు వ్యక్తిగత డేటాగా పరిగణించబడతాయి.
ఈమెయిల్ చిరునామాలు వ్యక్తిగత డేటాగా పరిగణించబడతాయా లేదా అనే దాని మధ్య తేడాను గుర్తించడం కంపెనీలకు కష్టం, ఎందుకంటే ఇది పూర్తిగా ఈమెయిల్ చిరునామా యొక్క నిర్మాణంపై ఆధారపడి ఉంటుంది. అందువల్ల, వ్యక్తిగత డేటాను ప్రాసెస్ చేసే కంపెనీలు, వ్యక్తిగత డేటాగా పరిగణించబడే ఈమెయిల్ చిరునామాలను ఎదుర్కొంటాయని చెప్పవచ్చు. దీని అర్థం, ఈ కంపెనీలు GDPRకు లోబడి ఉంటాయి మరియు GDPRకు అనుగుణంగా ఉండే గోప్యతా విధానాన్ని అమలు చేయాలి.
[1] ECLI: NL: GHAMS: 2002: AE5514.
[2] కమెర్స్టుకెన్ II 1979/80, 25 892, 3 (MvT).
[3] ECLI: NL: GHAMS: 2002: AE5514.
