యజమాని తన ఉద్యోగుల రికార్డులను తప్పనిసరిగా నిర్వహించాలి, అదే సమయంలో ఉద్యోగ సంబంధానికి అవసరమైన వ్యక్తిగత సమాచారాన్ని మాత్రమే ప్రాసెస్ చేయాలి. ఈ రెండు బాధ్యతలు పర్సనల్ ఫైల్లో కలుస్తాయి, మరియు ఆచరణాత్మక ప్రశ్న ఎల్లప్పుడూ ఒకటే: అందులో ఏమి చేర్చవచ్చు, ఏమి చేర్చకూడదు, మరియు అది అక్కడ ఎంతకాలం ఉండవచ్చు.
ఏమి ఉంచవచ్చు
ఉద్యోగ ఒప్పందం యొక్క పనితీరుకు మరియు చట్టబద్ధమైన బాధ్యతలకు అనుగుణంగా అవసరమైన సమాచారం: పేరు మరియు చిరునామా వివరాలు, పుట్టిన తేదీ, పౌర సేవా సంఖ్య, ఉద్యోగం ప్రారంభంలో ధృవీకరించబడిన గుర్తింపు పత్రం యొక్క నకలు, ఒప్పందం మరియు దాని సవరణలు, జీతం మరియు పేరోల్ సమాచారం, పనితీరు గురించిన మూల్యాంకనాలు మరియు ఉత్తర ప్రత్యుత్తరాలు, శిక్షణ రికార్డులు, గైర్హాజరు తేదీలు, మరియు హెచ్చరికలు లేదా క్రమశిక్షణా విషయాలకు సంబంధించిన రికార్డులు.
పన్ను మరియు సామాజిక భద్రతా చట్టాల ప్రకారం పౌర సేవా సంఖ్య మరియు గుర్తింపు పత్రం కాపీ ఫైల్లో ఉంటాయి; అదే నిబంధన వాటిని చట్టబద్ధం చేస్తుంది. మరే ఇతర ప్రయోజనం కోసం అయినా గుర్తింపు పత్రం కాపీని అడగడానికి అనుమతి లేదు.
ఏమి ఉంచకూడదు
ఆరోగ్య సమాచారమే ప్రధానమైన చిక్కు. ఒక ఉద్యోగి అనారోగ్యంతో ఉన్నట్లు తెలియజేసినప్పుడు, యజమాని ఆ ఉద్యోగి గైర్హాజరైన తేదీ, అంచనా వేయబడిన వ్యవధి, పనిలో ఆ ఉద్యోగి ఏమి చేయగలరు మరియు ఏమి చేయలేరు, ఇంకా అవసరమైన ఏవైనా సర్దుబాట్ల వివరాలను నమోదు చేయవచ్చు. ఉద్యోగి స్వచ్ఛందంగా తెలియజేసినప్పటికీ, యజమాని అనారోగ్యం యొక్క స్వభావం, రోగ నిర్ధారణ, చికిత్స లేదా మందుల వివరాలను నమోదు చేయకూడదు. ఆ సమాచారం కంపెనీ వైద్యుడికి చెందినది, అతని ఫైల్ వేరుగా ఉంటుంది మరియు దానికి యజమానికి ఎలాంటి ప్రాప్యత ఉండదు.
ఒక నిర్దిష్ట చట్టబద్ధమైన మినహాయింపు వర్తించకపోతే, మతం, రాజకీయ అభిప్రాయం, కార్మిక సంఘ సభ్యత్వం, జాతి మూలం మరియు లైంగిక ధోరణికి సంబంధించిన సమాచారం; పనితో ఎటువంటి సంబంధం లేని ఉద్యోగి వ్యక్తిగత జీవితం గురించిన గమనికలు; మరియు నిర్వాహకులు నమోదు చేసిన క్రమపద్ధతి లేని వ్యక్తిగత అభిప్రాయాలు కూడా అంతే అనుచితమైనవి. ఈ అభిప్రాయాలను చూసే హక్కు ఉద్యోగులకు ఉంటుంది మరియు ఇవి వ్రాసినప్పుడు ఉన్నదానికంటే వివాదంలో చాలా భిన్నంగా అర్థమవుతాయి.
డేటాను ఎంతకాలం పాటు భద్రపరచవచ్చు?
GDPR ఎటువంటి నిర్దిష్ట కాలపరిమితులను నిర్దేశించదు; అవసరమైన దానికంటే ఎక్కువ కాలం డేటాను ఉంచకూడదనేది నియమం. ఆచరణలో రెండు పద్ధతులను అనుసరిస్తారు: ఉద్యోగం ముగిసిన సుమారు రెండు సంవత్సరాలలోపు చాలా వరకు సిబ్బంది డేటాను తొలగిస్తారు, అయితే పన్ను ప్రయోజనాల కోసం అవసరమైన డేటా – పేరోల్ రికార్డులు, గుర్తింపు పత్రం కాపీ, వేతన పన్ను నివేదిక – ఏడు సంవత్సరాల పాటు ఉంచుతారు, ఎందుకంటే పన్నుల శాఖ దానిని కోరుతుంది.
ఉద్యోగంలోకి తీసుకోబడని అభ్యర్థుల దరఖాస్తులు సాధారణంగా నాలుగు వారాలలోపు నాశనం చేయబడతాయి, లేదా అభ్యర్థి సమ్మతితో ఒక సంవత్సరం వరకు నాశనం చేయవచ్చు. ప్రతి వర్గానికి ఈ కాలపరిమితులను నిర్దేశించి, వాస్తవంగా అమలు చేసే ఒక నిల్వ పట్టికే, నిబంధనల పాటింపును కేవలం ఒక ఆకాంక్ష నుండి సాక్ష్యంగా మారుస్తుంది.
ఉద్యోగి హక్కులు
ఉద్యోగులకు తమ ఫైల్ను చూసేందుకు, తప్పుగా ఉన్న డేటాను సరిచేయించుకునేందుకు, మరియు నిర్దిష్ట పరిస్థితులలో డేటాను తొలగించుకునేందుకు హక్కు ఉంటుంది. యాక్సెస్ కోసం చేసే అభ్యర్థన ఒక హక్కు, అది శత్రుత్వ చర్య కాదు, మరియు దానికి ఒక నెలలోపు సమాధానం ఇవ్వాలి. ఆచరణలో ఈ అభ్యర్థనలు తరచుగా ఒక వివాదం ప్రారంభంలో వస్తాయి, అందువల్ల ఇబ్బంది లేకుండా చూపించగలిగే ఫైళ్లను భద్రపరచడం మంచిది.
ఆచరణాత్మక చెక్లిస్ట్
ప్రతి ఉద్యోగికి ఒక ఫైల్ను నిర్దిష్ట నిర్మాణంతో నిర్వహించండి, తద్వారా దానిలో ఏముందో స్పష్టంగా ఉంటుంది. అవసరమైన వారికి మాత్రమే ప్రాప్యతను పరిమితం చేయండి మరియు ఎవరికి ప్రాప్యత ఉందో నమోదు చేయండి. అనారోగ్య సమాచారాన్ని పర్సనల్ ఫైల్లో కాకుండా, కంపెనీ డాక్టర్ వద్ద ఉంచండి. ప్రతి కేసును విడివిడిగా కాకుండా, ప్రతి సంవత్సరం ఒక నిర్ణీత తేదీన నిలుపుదల కాలాలను వర్తింపజేయండి. మరియు ఈ మొత్తం సమాచారాన్ని ప్రాసెసింగ్ రిజిస్టర్లో నమోదు చేయండి, పర్యవేక్షక అధికారి అడిగే మొదటి పత్రం ఇదే.
సలహా
మేము సిబ్బంది ఫైల్ పద్ధతులను సమీక్షిస్తాము, ఉద్యోగుల కోసం నిలుపుదల షెడ్యూల్లు మరియు గోప్యతా ప్రకటనలను రూపొందిస్తాము, మరియు వివాదం మధ్యలో యాక్సెస్ అభ్యర్థన వచ్చినప్పుడు సలహా ఇస్తాము. దయచేసి సంప్రదించండి. Law & Moreమా ఉపాధి మరియు గోప్యతా న్యాయవాదులు ఈ ప్రశ్నలపై కలిసి పనిచేస్తారు.
